Administrative Assistant - HR

Apply now Requisition Number: 506818
Contract Type: Fixed Term
Country: Panama
Location: Donoso
Site: Cobre Panama - Mine Site
Categories: Human Resources

First Quantum Minerals Ltd. has grown from a small mineral operation in Zambia into a multinational mining business in less than two decades, with a global portfolio of copper and nickel assets in Europe, Africa, Australia and South America. This phenomenal growth is down to FQM people who have strived to be Bolder, Smarter and Driven in everything they do.

In March 2013, First Quantum Minerals acquired Inmet Mining Corporation, a Canadian-based mining company primarily producing copper and zinc from mines in Finland, Spain and Turkey, with also a major copper deposit under development in Panama, known as Cobre Panama. The combination of the First Quantum and Inmet assets has created one of the world’s leading copper producers with a geographically diversified portfolio of high-quality operations and development projects in eight countries across five continents.

With a strategic plan to produce more than 1 million tonnes per annum of copper within five years, the Company is poised to become the largest, widely-held pure-play copper producer and one of the top five copper producers in the world.

DUTIES/RESPONSIBILITIES

Primer ingreso:

  1. Organizar papeleo correspondiente a nuevos ingresos.
  2. Enviar correo a trasporte, hospedaje e Inducción con 4 o 5 días de anticipación de la llegada del personal.
  3. Esperar al personal de primer ingreso en el área de lavandería los días que ingrese personal.
  4. Crear y procesar las órdenes del equipo de seguridad de primer ingreso a través de JDE.
  5. Charla a los de primeros ingresos, explicar sobre cómo llenar la documentación.
  6. Coordinar transporte para sacar los carnets de primeros ingresos.
  7. Encargada de la gestionar los contratos.
  8. Enviar emails correspondientes, de reporte de primeros ingresos a planilla y a las personas involucradas, al final del día.
  9. Subir la documentación al expediente de cada colaborador nuevo ingreso.
  10. Enviar la información de cuentas de banco de nuevos ingresos a Planilla y las personas involucradas.
  11. Notificar a los supervisores de área, capataz o Encargado, al finalizar el proceso, la llegada del personal nuevo ingreso.

Responsable de digitalizar toda documentación de cada empleado:

  1. Contratos, permisos, terminaciones, promociones, acciones de personal, evaluaciones, etc.

Encargada de darle seguimiento diario a las evaluaciones para renovación de contrato

  1. Subir las evaluaciones al drive.
  2. Up-date cuadro de renovación en Drive.

Contratos:

  1. Elaborar un listado semanal de los contratos renovados y de primer ingreso.
  2. Enviarlos al Departamento de Relaciones Laborales los días domingos  para ser firmados.
  3. Subir el listado de contratos entregados  al drive con la numeración correspondiente.

Terminaciones:

1.     Estar pendiente de que los colaboradores firmen contrato o sean dados de baja en la fecha correspondiente.

2.     Apoyar al Generalista de Recursos Humanos en las terminaciones bajo los pasos del procedimiento:

2.1  Tener la carta de terminación  firmada por Gerencia de Relaciones Laborales o  la persona que este designe.

2.2  Solicitar la carta de referencia a la persona encargada de manejar Lumese ( Alba Cardenas)

2.3  Notificar la terminación a Seguridad física, planilla, Recepción y acceso.

Amonestaciones:

  1. Apoyar en la entrevista con las partes involucradas en la situación.
  2. Presentar informe al Generalista de Recursos Humanos.
  3. Confeccionar las amonestaciones.
  4. Actualizar el cuadro de amonestaciones en el drive.
  5. Subir la amonestación al file personal.

Seguro Social:

  1. Ingresar al SIPE los nuevos ingresos.
  2. Encargada de tramitar documentación de riesgo, solicitud de cartas CSS etc.

CALIFICACIONES/EXPERIENCIA

  • Experiencia de 1 año, como asistente administrativa o posiciones afines.  
  • Excelente comunicación oral (manejo del idioma ingles deseable)

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Applications close: Eastern Daylight Time

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